Também conhecido como Intercâmbio Eletrônico de Dados, o Sistema EDI (Electronic Data Interchange) possui um papel fundamental na logística. E, apesar de não ser um assunto novo, ainda causa diversas dúvidas e, consequentemente, muitas dores de cabeça para alguns profissionais do setor. Mas não precisa ser um bicho de sete cabeças! Basicamente, a partir de uma padronização e automatização da troca de documentos, o EDI ajuda a eliminar gargalos e aumentar a agilidade e segurança no setor logístico.
Ou seja: o EDI é um grande aliado da logística. E, hoje, você vai entender um pouco mais sobre este sistema que tem ganhado cada vez mais espaço no universo dos transportes. Acompanhe a leitura!
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O que é o Sistema EDI?
O EDI é um sistema que permite a troca de documentos comerciais eletrônicos entre empresas de um jeito rápido e seguro. Por exemplo, pedidos de compra, faturas, notas fiscais, remessas etc. Isso acontece a partir de um formato padronizado: os dados são transmitidos automaticamente entre os sistemas das empresas, sem a necessidade de intervenção humana.
E, no contexto logístico, o Sistema EDI funciona exatamente assim. Normalmente, é muito utilizado para o intercâmbio eletrônico de notas fiscais, manifestos de carga, romaneios e, principalmente, etiquetas de embarque. Essa troca de dados acontece de forma automatizada entre todos os envolvidos na cadeia de suprimentos: o seu negócio, transportadoras, armazéns, distribuidores e até mesmo varejistas.
Isto é: se a sua empresa ainda se perde no meio de papeladas e processos operacionais arcaicos, você precisa conhecer o Sistema EDI.
Ainda não entendeu o que é? Então, assista ao vídeo abaixo produzido pela Bluesoft ERP, especialista em gestão de varejo. Nele, consta um resumo sobre o que é o Sistema EDI e como ele funciona na logística. Aperte o play!
Quais os benefícios do Sistema EDI na logística?
Pense conosco: você é o gestor de uma empresa de logística que utiliza papéis em todos os seus processos. Isto é: cada documento precisa ser impresso, preenchido, assinado e enviado. Você percebe o tempo que isso pode levar? Agora, imagine se seus documentos pudessem ser enviados de forma instantânea, sem a necessidade de papéis, muito menos sem a possibilidade de atrasos…
Bem, o Sistema EDI cumpre exatamente esta função! O EDI veio para facilitar o dia a dia dos gestores e operadores logísticos, uma vez que ajuda a reduzir prazos, aumentar a agilidade e possibilitar uma comunicação fluida em toda a cadeia de suprimentos.
Dessa forma, seus benefícios são:
- Agilidade, uma vez que acelera o tempo de criação e processamento de documentos;
- Eficiência, já que elimina tarefas manuais;
- Segurança, pois garante a integridade dos dados;
- Redução de custos, evitando custos com papel, impressão, armazenamento e mão de obra;
- Rastreabilidade, já que é possível visualizar a carga em toda a cadeia de suprimentos;
- Comunicação mais eficaz, precisa e rápida.
Enfim, uma vez que o EDI não depende da força manual para realizar seus processos, a performance na logística torna-se muito maior.
Exemplos do EDI na logística
Agora que você já sabe que o Sistema EDI é fundamental no mundo da logística, conheça alguns de seus exemplos na prática.
Emissão e transmissão de notas fiscais eletrônicas
Pode acreditar: você não precisa fazer o envio manual de suas notas fiscais às transportadoras. O EDI pode fazê-lo por você!
Transmissão de pedidos de compra
O EDI pode ser usado para enviar pedidos de compra de forma automática para os fornecedores. Isso agiliza o processo de compra e garante que os pedidos sejam recebidos com precisão e rapidez.
Rastreamento de cargas
O EDI não apenas faz parte do rastreamento em tempo real, como também emite alertas e notificações sobre onde estão as mercadorias.
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Como implementar o EDI na sua empresa de logística?
Para que a operação aconteça da melhor forma possível, é preciso integrar o EDI com os sistemas já existentes na empresa. Um deles é o WMS (Warehouse Management System), software de gestão que oferece suporte integral às atividades, desde o recebimento de remessas até o direcionamento do picking. Funções como o recebimento de remessas e o processo de estabelecer endereços para as mercadorias no estoque são responsabilidade do WMS, por exemplo. Então, considere conectar o Sistema EDI ao seu WMS.
A partir de então, leve em consideração as seguintes dicas para a implementação do EDI na sua logística:
- Defina suas necessidades: quais dados serão trocados? Quais são os responsáveis por enviar e receber as informações? Quem são os fornecedores e parceiros que necessitam dessa integração?
- Crie seu padrão: escolha o formato que melhor se adapta à realidade do seu armazém.
- Capacite seus colaboradores: treine sua equipe para que todos estejam por dentro do funcionamento dos novos sistemas.
- Teste, e teste muito: antes de colocar a integração em prática, realize testes! Valide se o EDI e o WMS estão funcionando em conjunto e evite possíveis estresses.
E, por fim, permaneça monitorando. Acompanhe os resultados do seu sistema EDI e revise periodicamente os processos para garantir a eficiência e a lucratividade do seu armazém.
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